Datenschutzinformation

Was Ihre Webseite mittels der Datenschutzerklärung erfüllt, muss Ihr Unternehmen auch im analogen Tätigkeitsbereich leisten – über die Information der Personen, deren Daten verarbeitet werden informieren. Laut Gesetz ist es Ihre Pflicht den Betroffenen spätestens zum Erhebungszeitpunkt verschiedene Aspekte über die Verarbeitung und Ihr Unternehmen mitzuteilen.

Ein Verweis auf eine Internetseite (sog. Medienbruch) ist leider nicht immer rechtlich zulässig, weswegen Sie für verschiedene Szenarien gewappnet sein müssen. Egal ob es sich um Erhebungen direkt bei der Person, Erhebungen am Telefon, oder etwa per Post handelt. Es müssen folglich Dokumente geschaffen werden, mit denen Sie Ihren Pflichten der Datenschutzinformation in den verschiedenen Situationen nachkommen können.

Erhebungstypen

Die Direkterhebung ist der Urtyp der Datenerhebungen. Füllt Ihr Kunde persönlich ein Formular aus, schließt Ihr neuer Mitarbeiter gerade seinen Arbeitsvertrag ab, oder werden auf sonstige Art und Weise direkt bei der betroffenen Person durch Ihr Unternehmen Daten erhoben, müssen Sie dabei über die Verarbeitung der Daten informieren. Die Anwendungsbereiche sind vielfältig.

Erhebungen die über den Postweg stattfinden unterscheiden sich dazu vor allem in dem Zeitpunkt der Erhebung. Sobald der Brief zu Ihrem Unternehmen unterwegs ist, gelten die Daten als erhoben. Sie müssen somit sicherstellen, dass die Betroffenen schon vorher durch Sie über die Verarbeitung informiert werden.

Schwieriger gestaltet sich die Information der Betroffenen bei Erhebungen am Telefon. Hier wird in der Regel verlangt, dass die Betroffenen noch am Telefon informiert werden. Das stellt viele Unternehmen vor Rätsel und wie so oft, herrscht bei der praktischen Anwendung des Gesetzestextes eine große Unsicherheit.

Datenschutzinformation in der Praxis

Die Anwendungsfälle erstrecken sich über beispielsweise die Datenschutzinformation für Mitarbeiter, Datenschutzinformation für Kunden, oder beispielsweise auch Datenschutzinformationen für Patienten. Gehen Sie demnach sicher, dass Ihr Unternehmen all seine Informationspflichten rechtskonform erfüllt. Orientieren Sie sich zur Identifizierung von Erhebungen, die eine Datenschutzinformation benötigen, an Ihren Unternehmensprozessen.

Eine große Rolle für den Bereich der Datenschutzinformationen wird die Klärung der Zulässigkeit eines Medienbruchs bei der Erfüllung der Informationspflichten sein. Damit wären Verweise zu einer Datenschutzinformation auf einer Webseite rechtlich zulässig. Aktuell kann jedoch keine allgemeingültige rechtlich fundierte Aussage zur Lösung der Datenschutzinformationen gegeben werden.

Unser Versprechen

Sie erhalten von den Datenschutzbeauftragten von Merz & Stöhr eine rechtskonforme, auf Ihren Unternehmensprozess individualisierte Datenschutzinformation. Egal ob es Datenschutzinformationen für Mitarbeiter, Kunden, Patienten, oder Interessenten sind, wir erarbeiten mit Ihnen eine praktikable Lösung der Informationspflichten. So können Sie mit Ihrem Unternehmen aktiv Vorangehen und Ihren Mitarbeitern, Kunden, etc. zeigen, dass Sie um den Schutz personenbezogener Daten bemüht sind.