Verarbeitungsverzeichnisse

Das Verfahrensverzeichnis von früher wurde durch das Verzeichnis über Verarbeitungstätigkeiten abgelöst, kürzer auch Verarbeitungsverzeichnis. Gemeint ist ein Verzeichnis, dass alle Verarbeitungstätigkeiten Ihres Unternehmens identifiziert und einige von der DSGVO vorgeschriebene Informationen zu diesen Verarbeitungen bereithält.

Wann und ob Ihr Unternehmen ein Verarbeitungsverzeichnis braucht, richtet sich neben der Anzahl der Beschäftigten, nach der Art der Daten die verarbeitet werden und der Häufigkeit der Verarbeitungen.

Wann brauchen Sie ein Verarbeitungsverzeichnis

Der Gesetzestext ist der Verarbeitungsverzeichnisse etwas trügerisch. Es gibt jedoch Fälle, in denen Ihr Unternehmen von der Pflicht der Verarbeitungsverzeichnisse ausgenommen ist.

Zunächst entscheidend ist die Mitarbeiterzahl Ihres Unternehmens. Sollten Sie mehr als 250 Personen beschäftigen, so müssen Sie unabhängig von den Tätigkeitsschwerpunkten Ihres Unternehmens ein Verarbeitungsverzeichnis führen. Andernfalls müssen Sie trotzdem ein Verarbeitungsverzeichnis führen, insofern die Verarbeitungen in Ihrem Unternehmen ein Risiko für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen darstellen, die Verarbeitung von personenbezogenen Daten nicht nur gelegentlich stattfindet, oder Ihr Unternehmen besondere Kategorien von personenbezogenen Daten verarbeitet.

Wie Sie sehen, trifft irgendeine dieser Ausnahmen auf so gut wie jedes Unternehmen zu. Es ist daher nicht lohnenswert viele Ressourcen in die Frage zu investieren, ob Ihr Unternehmen Verarbeitungsverzeichnisse führen muss, weil das in der Regel der Fall sein wird.

Verarbeitungsverzeichnisse nach der DSGVO

Die DSGVO regelt die neuen Verarbeitungsverzeichnisse und deren Inhalt. Die genaue Ausgestaltung der Verzeichnisse obliegt jedoch Ihnen. Es werden dabei verschiedene Ansätze verfolgt, was man anhand der verschiedensten DSGVO Muster zum Verfahrensverzeichnis auch schnell als Unternehmen spürt, wodurch die Unsicherheit wächst. Von sehr detaillierten und kleinteiligen Verzeichnissen hin zu dem einen großen Verzeichnis, werden alle möglichen Gestaltungsspielräume genutzt. Welcher Ansatz für Ihr Unternehmen der Beste ist, lässt sich nur im Einzelfall entscheiden. Jedes Verzeichnis muss jedoch die Mindestinformationen der DSGVO für die Verarbeitungsverzeichnisse erfüllen. Dazu zählen unter diversen Angaben zu Ihrem Unternehmen als verantwortliche Stelle, Information bezüglich der Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitungen, sowie Löschfirsten, Kategorien von Betroffenen und vieles mehr.

Unser Ansatz

Wir verstehen die Verarbeitungsverzeichnisse nicht nur als Pflicht. Unternehmen funktionieren in verschiedenen Prozessstrukturen, weshalb wir die  vorgeschriebene Dokumentationspflicht für Ihr Unternehmen gewinnbringend nutzen möchten. Nutzen Sie das Verarbeitungsverzeichnis mit unserer Hilfe als Chance, Ihre Prozesse zu strukturieren und sogar Kosteineinsparungspotenziale zu entdecken. Es kann damit nicht nur die eigene Unternehmenssicherheit besser gewährleistet werden, sondern gleichsam zu einer vertrauensvolleren Vermarktung Ihrer Produkte und Dienstleistungen führen, indem Sie Sicherheitslücken  erkennen und Prozessoptimierungen vornehmen können.

Sind Sie sich unsicher ob Ihr Verarbeitungsverzeichnis DSGVO-konform ist oder brauchen Sie Unterstützung bei der Erstellung? Das Team der Merz & Stöhr Datenschutzgesellschaft berät Sie hierzu gern.